Как правильно принять на работу нового сотрудника

Прием нового сотрудника на работу сопряжен с проверками личных характеристик, паспортных и профессиональных данных, а также с большим числом бумажной работы. Кроме того, в некоторых случая для приема на работу обязательным условием является прохождение медосмотра. Поэтому процесс приема нового сотрудника довольно важно провести правильно в соответствии с существующими законодательными нормами.

Оценка соискателя на должность.

В первую очередь нужно оценить, насколько потенциальный сотрудник соответствует своей должности. Нужно оценить его образование, опыт работы в других организациях, причины увольнения, изучить характеристики. Соответствие должности, на которую претендует соискатель, можно оценить как во время собеседования, прохождения определенных тестов, так и с помощью конкурса.

Состояние здоровья и пригодности к определенным видам труда может оценить только медкомиссия, но не все компании обращают внимание на такую возможность. Медосмотр обязателен для тех, кто работает с продуктами питания, в розничной торговле, в сфере образования и работы с детьми, для работников силовых структур. Также медосмотр обязателен для несовершеннолетних.

Оформление документации.

В том случае, если соискатель утвержден, подходит по всем необходимым критериям, устраивает по уровню образования и компетентности, начинается его ознакомление с договором и должностными инструкциями. Существует два вида договоров, по которым может быть принято на работу физическое лицо. Это гражданско-правовой и трудовой договора. Заключение гражданско-правового договора не предполагает включение сотрудника в штат, а также не предполагает никакой социальной защиты, такой как оплата больничного или выплаты отпускных. Трудовой договор позволяет ввести сотрудника в штат организации и позволяет зафиксировать это в трудовой книжке. В свою очередь, уровень оплаты труда для лиц работающих на основании трудового договора может быть ниже, чем у тех, кто работает по гражданско-правовому договору.

Особенности трудового договора.

В том случае, когда сотрудник включается в штат, он работает на основании трудового договора. В трудовом договоре максимально описаны все условия работы, такие как размер оклада, возможность начисления и уровень надбавок или премий, рабочий график, условия предоставления отпуска и его продолжительность. Также в нем указаны права и обязательства обеих сторон – работника и работодателя. При составлении трудового договора следует обратить внимание на то, что если какое-то из его положений не будет соответствовать законодательству, то такой договор автоматически признается недействительным.

Отдельно нужно рассмотреть обязанности сотрудника, которые могут быть указаны как в договоре, так и в приложение. Если договор имеет приложения, об их существовании должно быть сказано в теле договора, либо же их принадлежность к договору должна быть отражена в приложениях. Также в трудовом договоре может быть указан испытательный срок, размер которого не превышает трех месяцев.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, подписан обеими сторонами и пропечатан. Такие же требования выдвигаются к приложениям. Также в договор могут быть включены дополнительные условия, которые регулируются дополнительным соглашением. Оно составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами и визируется печатью предприятия. Один экземпляр договора, приложений и дополнительных соглашений остается у сотрудника, а второй – в его личном деле, хранящемся в организации.

Трудовой договор может быть оформлен как срочный и как бессрочный. Бессрочный трудовой договор чаще всего оформляется в том случае, когда сотрудник принимается на работу на постоянной основе. В таком договоре отсутствует дата окончания его срока действия. Срочный трудовой договор чаще всего оформляется в том случае, когда сотрудник берется на временную должность, например, вместо ушедшего в отпуск другого сотрудника, или же в том случае, если услуги сотрудника потребуются на определенный период времени. В срочном трудовом договоре может быть проставлена дата его окончания, либо же присутствовать формулировка, определяющая время окончания договора, например «до выхода из отпуска по уходу за ребенком сотрудника N».

Договор о материальной ответственности сотрудника.

В том случае, если деятельность и функции сотрудника предполагают работу с материальными ценностями, большинство работодателей стараются себя обезопасить путем заключения договора полной или частичной материальной ответственности. Такой договор чаще всего составляется во время приема сотрудника на работу, параллельно с подписанием трудового или гражданско-правового договора. Это обусловлено тем, что если договор материальной ответственности будет заключаться с сотрудником позднее, последний может отказаться от его подписания. К тому же, изначальное заключение такого договора обеспечивает максимальную прозрачность отношений работника и работодателя.

Договор материальной ответственности актуален в сфере торговли, логистики и временного хранения грузов и товаров. Также он составляется при передаче во временное владение сотрудником инструментов, транспортных средств и оргтехники. К примеру, для строителей объектом материальной ответственности является монтажный инвентарь, для водителей – автомобиль, а для офисных работников – размещенное на их рабочем месте оборудование.

Договор материальной ответственности составляется и подписывается в таком же порядке, как и трудовой договор – в двух экземплярах, с обязательными подписями обеих сторон и мокрой печатью организации.

Коммерческая тайна – это важно.

В ряде случаев с сотрудником может быть заключен договор о неразглашении коммерческой тайны. Такая практика особенно актуальна для организаций занимающихся научными и техническими разработками и компаний, работающих в сфере IT-технологий. Коммерческой тайной может быть все что угодно, поэтому в договоре указывается информация, за разглашение которой сотрудник несет ответственность.

Рассмотрение заявления о приеме на работу.

В первую очередь заявление о приеме на работу рассматривается непосредственным руководителем отдела или подразделения, в который хочет устроиться соискатель. Если соискатель устраивает руководителя и он вынес положительное решение, заявление визируется. Также в нем указывается резолюция руководителя для рассмотрения ее главой организации. Затем заявление о приеме на работу отправляется на подпись руководителю организации. Руководитель организации вправе отказать соискателю, руководствуясь своими соображениями, или наоборот – выразить свое согласие, после чего начинается оформление остальных документов. При этом заявлению присваивается входящий номер и дата рассмотрения.

Оформление и регистрация документов нового сотрудника.

В первую очередь с работником составляется трудовой договор и, если это необходимо, договора о материальной ответственности и неразглашении коммерческой тайны. Эти договора регистрируются и подшиваются в личное дело, а вторые экземпляры выдаются работнику на руки. После этого издается приказ о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу составляется в строгом соответствии с формой Т-1. Основные положения приказа – должность сотрудника, условия приема на работу (стажировка, на постоянной или временной основе, по совместительству и так далее), испытательный срок, место работы (подразделение, отдел или департамент). Все эти положения должны соответствовать тем, которые указаны в трудовом договоре. Работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен с приказом и подписать его как максимум через три дня после приема на должность.

В том случае, если после заключения договора сотрудник не выходит на работу, трудовой договор признается недействительным. При этом в трудовую книжку сотрудника не заносятся никакие записи.

Оформление трудовой книжки.

Трудовая книжка заполняется сотрудниками отдела кадров только после того, как новый сотрудник подписал приказ о приеме на работу. Первая запись должна быть сделана в течение пяти дней. В том случае, если работа не является основной, сотрудник может отказаться от внесения записей в трудовую книжку.

Если у сотрудника нет трудовой книжки, она должна быть оформлена отделом кадров организации. Если сотрудник работает в организации по совместительству и может предоставить документы, которые подтверждают тот факт, что параллельно он работает на основной работе, в трудовую книжку может быть внесена соответствующая запись. Трудовая книжка должна быть зарегистрирована в соответствующей книге учета.

Чем отличаются личное дело и личная карточка.

Личная карточка – обязательный документ, который оформляется на сотрудника при приеме на работу. Она заполняется в соответствии с формами:
Т-4 – для научных работников,
Т-2ГС – для государственных служащих,
Т-2 – для всех остальных сотрудников.
Личная карточка заполняется в форме бланка. В ней указываются переводы сотрудника, отпуска и больничные. Все записи отдаются сотруднику на подпись.

Личное дело не является обязательным документом, но большинство работодателей заводят его. В личном деле могут быть указаны разные данные – образование, предыдущие места работы и занимаемые должности, автобиография сотрудника, копии личных документов. Ведение личного дела облегчает работу руководителей и отдела кадров.

Постановка сотрудника на учет во внебюджетных фондах и налоговой службе.

Трудовой договор с сотрудником подлежит обязательной регистрации в ПФ (Пенсионном Фонде) и ФСС (Фонде Социального Страхования). В зависимости от специфики работы, договор может подлежать регистрации в ФОМС (Фонде Обязательного Медицинского Страхования).

Отдельные категории соискателей: несовершеннолетние, иностранные граждане, совместители.

Организация может принять на работу несовершеннолетнего с согласия одного из его родителей или опекунов, начиная с 14-летнего возраста, при условии обязательного прохождения медосмотра. Если несовершеннолетний соискатель совмещает работу и учебу, то его рабочий день не может превышать четыре часа для лиц до 16 лет и семь часов для лиц до 18 лет. Для составления трудового договора несовершеннолетний соискатель должен предоставить следующие документы:
1) Разрешение от одного из родителей или опекунов.
2) Копию паспорта родителя или опекуна.
3) Свидетельство о рождении.
4) Паспорт.
5) Справку из учебного заведения с указанием расписания занятий или аттестат.
6) Свидетельство ИНН (если имеется).
7) СНИЛС (если присвоен).
8) Приписное свидетельство (если имеется).

Для того чтобы принять иностранное лицо на работу, организация должна получить соответствующее решение. Если же иностранец самостоятельно прибыл в Российскую Федерацию на основании визы, он может получить разрешение на работу в РФ самостоятельно. При наличии такого разрешения он может работать в большинстве организаций.

Но из этих правил существуют и исключения. Разрешение на работу не требуются для следующих категорий иностранцев:
1) Студенты.
2) Переселенцы.
3) Журналисты, аккредитованные в РФ.
4) Работники иностранных юридических лиц, которые работают на территории РФ.
5) Иностранные граждане, которые проживают на территории РФ на постоянной или временной основе.

Отдельно стоит отметить прием на работу высококвалифицированных специалистов. Иностранец считается высококвалифицированным специалистом в том случае, если его заработная плата не ниже 2 млн. руб. в месяц. Для приема такого лица на работу организация должна подать соответствующую заявку.

Совместитель – человек, который имеет основную работу, но также принимается на работу в стороннюю организацию, работая в ней в свободное от основной работы время. При этом в трудовом договоре обязательно указывается тот факт, что он работает по совместительству. Количество работ, на которых человек может работать по совместительству, законодательно не ограничено. Также совместитель может работать по совместительству в той же организации, в которой работает на основной работе. Если человек работает по совместительству в сторонней организации, он должен предоставить справку с основной работы об условиях и характере труда, паспорт и документ об образовании.

Совместителями (кроме преподавательской или научной деятельности) не могут быть судьи, работники силовых структур, сотрудники прокуратуры и военные. Ни на каких условиях по совместительству не могут работать несовершеннолетние. Сотрудники, работающие на вредных производствах и в сфере транспорта, не могут работать по совместительству на предприятиях и организациях, работающих в той же сфере.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *