Организация документооборота при проведении камеральных и выездных налоговых проверок

Налоговая проверка – неотъемлемая часть работы налоговой службы, с которой периодически сталкиваются все налогоплательщики. При этом всегда возникает потребность предоставить налоговым инспекторам большое количество различной документации, сопроводительных и разъяснительных писем, выписок и другой документации. В этом случае правильная организация документооборота при проведении камеральных и выездных налоговых проверок позволит избежать ошибок и недопонимания в общении с контролирующими органами.

От того, насколько правильно налогоплательщик соберет необходимую документацию для подтверждения и легитимности налоговых обязательств, зависит очень много. В первую очередь, наличие правильно собранного пакета документов позволит минимизировать время проведения налоговой проверки. Также это поможет упростить дальнейшее обслуживание налогоплательщика и работы с налоговой службой. Во многих случаях наличие полноценного пакета документов позволит избежать недоразумений с проверяющими инспекторами, которые нередко заканчиваются штрафами и судебными спорами.

В первую очередь налогоплательщик должен ознакомиться с перечнем необходимых документов при проведении камеральной или выездной налоговой проверки и при другого рода мероприятиях, проводимых налоговой службой. Перед проведением налоговой проверки, налогоплательщику должны вручить требование с перечнем документов, которые он должен предоставить. С момента вручения требования налогоплательщик имеет 10 рабочих дней на сбор документов (это прописано в НК РФ). Поэтому важно при получении требования завизировать его и указать дату получения, чтобы в дальнейшем избежать несогласованностей.

Нередки случаи, когда представители налогоплательщика не указывают дату получения требования. При этом налоговые инспекторы вправе начинать отсчет предоставленных налогоплательщику 10 дней, начиная с момента составления требования, а не от момента его вручения. Таким образом, нерадивый налогоплательщик сам ставит себя в затруднительные условия и сокращает срок подачи требуемого пакета документов.

Когда требование было получено по почте, 10-дневнй срок начинает отсчитываться от даты получения списка требуемых документов. В таком случае необходимо сохранить конверт, на котором должны быть соответствующие почтовые отметки с датой получения письма, для того чтобы в дальнейшем подтвердить дату получения требований. Этот конверт может послужить веским аргументом в том случае, если налоговая служба будет исчислять отведенные налогоплательщику 10 дней, начиная от даты составления требования или его даты отправки по почте.

Бывает так, что налогоплательщик физически не может собрать требуемый пакет документов в назначенный срок. Часто такая ситуация происходит при налоговой проверке крупных компаний, когда подразделения компании находятся по всей стране, или же в случаях, когда требуется собрать особо большой объем документации. Выход из сложившейся ситуации можно найти. Для этого достаточно написать письмо в налоговую службу, в котором указать невозможность подготовки и сбора требуемых документов. Также в письме необходимо указать действительную причину – затягивания сроков в связи с пересылкой, слишком большой список требуемых документов и т.д. В последнем случае лучше всего будет указать точную дату, до которой налогоплательщик сможет успеть собрать полный пакет документов. Еще один вариант – предложить налоговой службе представлять документы поэтапно. При этом также желательно указать сроки подачи документов и их список.

Как правило, руководство проверяющей службы входит в положение налогоплательщика и продлевает сроки подачи документации. Но это касается только тех случаев, когда причина является уважительной. Если руководитель налоговой службы посчитает причину недостаточно веской, он может отказать в продлении 10-дневного срока подачи пакета документов.

В момент подачи документов налогоплательщик должен приложить к ним письмо, в котором будут указаны дата и номер требования по предоставлению документов. Если налогоплательщик подает документы поэтапно, то в сопроводительном письме должен быть указан полный перечень подаваемой в текущий момент документации. В том случае, если налогоплательщик не смог собрать все документы согласно требованию проверяющей службы и не успел договориться о поэтапной подаче документов, он также должен приложить письмо, в котором объясняются причины невозможности подачи полного перечня документов согласно требованию, а также указать сроки подачи всех недостающих документов.

При подаче документов по требованию налоговой службы, к ним должна прилагаться опись. Для того чтобы оградить себя от форс-мажорных ситуаций, в описи необходимо указать полное наименование каждого документа, количество страниц и общее количество страниц. При подаче документов нужно получить расписку от представителя проверяющей службы, в которой должно быть указаны все те же данные по объему и тематике принимаемой им документации. Таким образом, налогоплательщик может обезопасить себя на случай утери документов налоговыми органами. Также, при возврате документов налогоплательщику, их необходимо принять по все той же описи, чтобы исключить возможность пропажи.

Нередко случается так, что налоговая служба не указывает в требовании полного детального списка необходимой документации. К примеру, формулировка может быть достаточно расплывчатой: «Предоставить всю документацию, связанную с … видом деятельности», или «подтверждающую … показатели». В таком случае налогоплательщик получает некоторую свободу действий – он может подать только те документы, которые сочтет нужным. Естественно, для него удобнее будет собрать максимально полный пакет документов, но при этом обязательно нужно указать в сопроводительном письме, что подробного перечня документов в требовании не было. После этого все действия налогоплательщика считаются законными и он не несет никакой ответственности за соответствие документов требованию. Никаких санкций к нему не может быть применено.

Во время выездной проверки, налогоплательщик обязан предоставить проверяющим подлинники всех затребованных документов. Также, во время работы проверки нужно учитывать тот факт, что инспекторам могут потребоваться копии предоставленных документов, поэтому нужно предусмотреть эту возможность – иметь под рукой копировальный аппарат, или же заранее сделать копии. Кажущееся удобство может обратиться против налогоплательщика, так как он не сможет доказать, какие документы были предоставлены проверяющим и какие копии были выданы им на руки. К тому же всегда есть вероятность, что на месте не окажется того или иного документа, ведь всегда есть риск утери или простого недосмотра.

Учитывая все вышесказанное, перед началом проведения выездной проверки, необходимо оговорить, каким образом будет предоставляться требуемая документация.

Востребование документов повторно.

Нередко при выездной проверке инспекторы могут потребовать повторно предоставить ту или иную документации. Такое требование законно, но после изменений в НК РФ, начиная с 2010 года, инспекторы не будут иметь права повторно затребовать ту или иную документацию, если она уже была получена при предыдущей камеральной или выездной проверке.

Представители проверяющей службы смогут повторно потребовать предоставить ту или иную документацию в том случае, если она была им предоставлена в результате встречной проверки контрагентов. Еще одна ситуация, когда инспекторы могут затребовать повторно документацию – если полученные ранее документы были утеряны вследствие форс-мажорной ситуации.

Особое внимание стоит уделить требованиям о предоставлении документации при проведении камеральной проверки. Такая налоговая проверка производится для того, чтобы проверить правдивость и соответствие информации, содержащейся в налоговых отчетах. Поэтому законодательством установлены только четыре случая, в которых проверяющая служба может истребовать документы у налогоплательщика, а именно:

1) Когда налогоплательщик обязан подать требуемые документы вместе с подаваемой налоговой декларацией.

2) Проверяющие могут затребовать документы, подтверждающие право налогоплательщика на использование налоговых льгот.

3) Если камеральная налоговая проверка производится в связи с использованием налогоплательщиком налоговых ресурсов.

4) Если налогоплательщик предъявляет требования по компенсации НДС из бюджета. Проверяющие могут затребовать только те документы, которые касаются данного вопроса.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *