Составляем реестр документов на предприятии

Все важные документы на предприятии регистрируются по:
• Срокам их исполнения: срочные и несрочные
• Происхождению: личные и служебные
• Назначению: оригиналы и копии
• Роду деятельности: плановая документация, ценообразование, торговля, строительство, снабжение, конструкторская и пр.
• Содержанию: организационные, распорядительные, финансовые, расчетные, по личному составу и др.
• Наименованию: приказы, уставы, протоколы, инструкции, договоры, акты, планы, заявления, правила, договоры, контракты и другие.
• Срокам хранения: постоянные и временные.

Движение документов: заполнение, сортировка, прием, отправка и т.п. — это часть делопроизводства. Чтобы быстро найти нужный документ и не задерживать деятельность предприятия необходимо составить реестр, то есть список всей входящей и исходящей документации.
Как правильно составить реестр документов?

1. Рассортировать документы по категориям.
2. Сделать для каждой категории отдельную папку.
3. Подшить бумаги (для каждой присвоить свой номер) в папки, которые должны быть под своим инвентарным номером.
4. Сделать опись папок.
5. На каждую папку сделать реестр, т.е. таблицу, состоящую из столбцов и строк, в которые вписывается № и движение документа, его краткое содержание. Первая горизонтальная линия столбцов таблицы содержит наименование для каждой ячейки, например:

• № документа;
• Дата;
• откуда пришел (организация, отдел, подразделение и пр.);
• краткое содержание;
• куда предназначен (бухгалтерия, отдел кадров и др.);
• и др.

По вертикали присваиваются номера описанным документам в хронологическом порядке.

Важно помнить: реестр — это не только перечень документов, но и их подробные сведения, поэтому оригинал нет необходимости открывать.

Правильно составить реестр — специфическая и кропотливая работа. На предприятиях с большим документооборотом, лучше иметь штатного сотрудника, который будет составлять перечень документов, переходящий затем в архивы предприятия.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *