Зачем и как вести регистрацию входящей корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция организации или предприятия должна быть обработана. Обработка подразумевает под собой принятие документации делопроизводителем или секретарем, присвоение ей регистрационного номера и перенаправление адресату. На нынешний момент все больше организаций переходят на электронную систему документооборота, но не везде внедрены соответствующие технические средства, или используются не полностью. В таких случаях поступление корреспонденции заносится в журнал фиксации входящих документов. Этот журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде, в него заносятся записи обо всей входящей документации, каким бы образом она не была получена.

Какую корреспонденцию и как нужно регистрировать?

В офис любой организации постоянно приходит большое количество корреспонденции, которая может касаться непосредственной деятельности фирмы, а может носить рекламный и общий характер – периодические издания, рекламные буклеты и листовки. Естественно не всю корреспонденцию нужно регистрировать, поэтому она подлежит жесткой фильтрации дабы избежать путаницы и лишней работы. Любая корреспонденция отфильтровывается в два этапа – изначально выбирается документация, которая относится к деятельности компании, после чего делится на подлежащую и не подлежащую регистрации.

Перечень документов, которые не подлежат обязательной регистрации:
1) Документы, которые передаются в структурные подразделения организации и вносятся в инструкцию по делопроизводству.
2) Поздравительная корреспонденция (письма, открытки и т.д.).
3) Печатные и периодические издания.
4) Личная корреспонденция.
5) Анонимная корреспонденция, или та, происхождение которой невозможно подтвердить (документы, не заверенные подписью или печатью).
6) Рекламные материалы и коммерческие предложения.
7) Приглашения на посещение или участие в выставках, форумах и других мероприятиях, а также программы мероприятий.
8) Бухгалтерская и административно-хозяйственная документация, которая поступает без сопроводительного письма.

Вся остальная документация, не попавшая в список, имеющая отношение к деятельности организации, требующая ответа, должна быть зафиксирована в журнале регистрации. Резюмируем первое правило – любой важный для организации документ подлежит обязательной регистрации.

Бывает так, что некоторые документы дублируются или доставляются разными способами. К примеру, по ошибке сотрудника может прийти один и тот же документ дважды, либо же сначала приходит отсканированный документ на электронную почту, после чего оригинал присылается обычной почтой. Чтобы не допустить путаницы, нужно отслеживать возможные совпадения. Если один и тот же документ получен дважды, документу, поступившему позже, необходимо присвоить номер ранее поступившего документа. Резюмируем второе правило – каждый документ регистрируется единожды.

Третье правило – каждый входящий документ должен иметь уникальный входящий номер. Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что порой чревато негативными последствиями.

Заполнение журнала фиксации входящих документов.

К журналу фиксации не предъявляется каких-либо особых требований по оформлению. Поэтому каждая организация устанавливает свои правила и требования в зависимости от того, какую информацию о входящих документах необходимо вносить в журнал. Количество столбцов зависит от того, какую информацию нужно вносить о поступающей документации – дату отправления, отправителя, контактные данные отправителя, тип документа, адресат, примечания и так далее. Естественно, существуют общепринятые «неофициальные» правила, которые нужно соблюдать при создании и ведении журнала регистрации, а именно:
1) В организации должен быть только один журнал для регистрации всей входящей корреспонденции.
2) В журнале обязательно должно быть поле для сквозной нумерации входящей корреспонденции, которая обнуляется ежегодно. При этом совершенно не обязательно заводить новый журнал каждый год.

Для того чтобы максимально упростить учет и контроль входящей документации, а также работу с ней, журнал должен содержать следующие столбцы:
А) Регистрационный номер входящего документа. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым. Присваивается он в зависимости от очередности поступления и дублируется в нижнем правом углу документа на штампе о получении в специально отведенном месте.
Б) Дата поступления входящего документа, которая также дублируется в нижнем правом углу документа на штампе в специально отведенном месте.
В) Название документа и/или его содержание.
Г) Отправитель документа.
Д) Адресат документа – сотрудник или структурное подразделение, которому будет передан документ. В этой графе также должно быть поле для пометки о передаче.

Иногда документация требует более строгого учета. В таких случаях может отдельно быть внесена графа, в которой необходимо указывать количество страниц входящего документа, наличие и количество приложений и дополнений к документу. Также можно отмечать назначенного на рассмотрение и исполнение сотрудника, оставив место для пометки о выполнении задачи.

В некоторых случаях целесообразно отводить отдельную графу для исходящих реквизитов документа, указанных отправителем – даты и исходящего номера. Это поможет в двух случаях – когда документы дублируются (присылаются в двух экземплярах), или же в случае утери – имея исходящие данные легче получить дубликат документа.

Какой журнал лучше – бумажный, или электронный?

Во многих организациях до сих пор журнал фиксации ведется в больших тетрадях, по старинке. Такой способ учета имеет свои преимущества только при малых объемах входящей документации, но имеет и отрицательные черты. В такой журнал проблематично занести всю необходимую информацию о входящем документе – банально не позволяет печатный формат тетради. К тому же, для того чтобы проверить результат работы над документом или проверить его поступление, приходится тратить довольно много времени, так как все это делается вручную. Именно поэтому не только крупные, но и небольшие организации все чаще используют электронные журналы фиксации.

Электронный журнал фиксации можно вести с помощью специальных программ, либо же в стандартных офисных Word и Excel. В любом случае работа с электронным журналом гораздо удобнее, чем с бумажным. В нем без особого труда можно найти нужный документ, сортировать документы, добавлять отсканированные копии или гиперссылки на интернет-сайты. Доступ к такому журналу можно открыть как для всех сотрудников, так и для определенного круга, что позволяет сразу нескольким людям не только получать данные о документации, но и обрабатывать ее.

Существует и компромиссный вариант – ведение двух журналов одновременно. Такой вариант удобен при работе с важной документацией. В таком случае электронный журнал является основным средством работы с документацией, а бумажный – своего рода резервной копией.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *